L’IT selon Rippling : garantir un offboarding fluide

Lorsqu’un collaborateur quitte une entreprise, les équipes IT doivent souvent agir dans l’urgence pour révoquer les accès, récupérer les appareils et assurer le bon transfert des informations critiques. À la moindre erreur, votre ancien collaborateur pourrait infiltrer vos systèmes en toute discrétion, voire provoquer une violation de sécurité potentiellement catastrophique. 

Demandez à Tom McKay, l’ancien journaliste de Gizmodo qui est parvenu à conserver un compte Slack actif chez son ancien employeur pendant des mois, en se faisant passer pour le bot de la plateforme. Il a clairement fait preuve de créativité, mais on voit surtout les risques que peut entraîner un processus d’offboarding bâclé.

Chez Rippling, nous avons consacré beaucoup de temps à nous élaborer des workflows d’offboarding irréprochables. Notre entreprise croît très rapidement : nous avons atteint près de 3000 collaborateurs en quelques années, et nous n’avons pas manqué d’occasions de peaufiner notre approche. Les clés du succès : l’unification de l’IT et des RH, une bonne dose d’automatisation, et une attention constante portée à la sécurité. C’est le fondement des produits que nous créons sur notre plateforme, qui intègrent nativement IT et RH, et se basent sur une source de vérité unique pour les données des collaborateurs.

Pour illustrer notre processus d’offboarding, prenons l’exemple d’un collaborateur fictif appelé Alex Miller. Alex est ingénieur informaticien à plein temps chez Rippling. Il vit dans l’Oregon et a décidé d’accepter une offre dans une autre entreprise. 

Nous devons nous assurer qu’Alex n’emporte pas de données ni d’équipement importants en partant. Voyons comment Rippling nous permet de réaliser l’intégralité de l’offboarding d’Alex, en un seul flux simple et intuitif. 

Révocation des accès et retour des appareils

Lorsqu’un collaborateur démissionne, le compte à rebours commence. Pas question d’attendre la dernière minute : il est crucial de lancer le processus d’offboarding dès que le dernier jour du collaborateur est fixé. 

Rippling nous permet de révoquer les accès d’un collaborateur au moment optimal. Nous pouvons choisir une révocation immédiate ou la programmer en choisissant une date future. Une fois la date choisie, une série d’évènements d’offboarding se déclenche automatiquement. Cette flexibilité permet de répondre aux besoins des collaborateurs qui ont encore des tâches à terminer avant la révocation de leur accès. 

L’annuaire des collaborateurs Rippling est stocké dans le cloud, ce qui permet de récupérer rapidement les informations nécessaires sur un collaborateur (nom, jour de départ, appareil fourni, applications utilisées, etc.) depuis notre Représentation graphique de l’employé. Ce niveau de visibilité nous assure de disposer des bonnes données pour agir rapidement. Oubliez les appels paniqués aux RH le vendredi après-midi. La machine d’offboarding est parfaitement huilée.

Comme vous allez le voir, la révocation de l’accès aux applications tierces se fait en un clic. Le manager d’Alex (ou la personne qui s’occupe de son offboarding) peut sélectionner toutes les applications dont il faut révoquer l’accès. Comme il n’y a pas de raison qu’il doive encore les utiliser, nous pouvons les sélectionner toutes.

Rippling produit un rapport sur le nombre d’accès aux applications pour confirmer que tous les accès d’Alex ont bien été révoqués. Ce rapport permet aux administrateurs IT de consulter une liste complète des applications auxquelles Alex a accès et leur statut actuel (actif ou révoqué). Cette liste nous permet de confirmer qu’aucun accès n’a échappé à notre vigilance.

Le retour des appareils est tout aussi simple. Au moment du départ d’Alex, vous pouvez retirer facilement l’attribution de l’appareil de son compte, le verrouiller, l’effacer ou rétablir les paramètres d’usine. Par défaut, Rippling procède à une remise à zéro complète pour s’assurer que toutes les données de l’entreprise sont effacées de manière sécurisée.

Pour les collaborateurs à distance comme Alex, Rippling simplifie le processus en indiquant l’adresse postale du collaborateur, qui est stockée dans la Représentation graphique de l’employé. Rippling envoie une colis préaffranchi et des instructions simples pour renvoyer l’appareil. Alex n’a plus qu’à mettre l’appareil dans le colis et à le déposer à la Poste. 

Pour suivre le retour d’un appareil, nous pouvons utiliser l’outil de création d’automatisations personnalisées, pour que l’IT soit alerté et puisse réagir rapidement si jamais l’appareil n’est pas reçu dans les délais impartis. Nous pouvons également suivre le statut du retour dans l’onglet Commandes de Rippling. 

Une fois l’appareil reçu, l’entrepôt l’efface, l’inspecte, évalue son état et le stocke de manière sécurisée, tout cela à l’aide l’application de Gestion des stocks de Rippling.

Ce processus simplifié n’a rien à voir avec les actions manuelles requises avant Rippling : un administrateur IT devait aller acheter un colis, le déposer à la Poste pour l’envoyer au collaborateur, suivre l’expédition, évaluer l’appareil à son arrivée, l’effacer à la main puis le verrouiller, avant de mettre son statut à jour dans une feuille de calcul. Avec Rippling, le workflow est entièrement intégré pour que vous puissiez suivre facilement les étapes du retour, du début à la fin.

Actions d’offboarding et Google Workspace

Avec l’application Google Workspace, toutes les données d’Alex (Google Calendar, Google Drive, etc.) sont transmises automatiquement à un membre de son équipe, son manager, par exemple, ou un autre collaborateur désigné. De cette manière, les documents cruciaux ne sont pas perdus.

Imaginons qu’Alex a annoncé son départ avec un mois de préavis. Son manager a eu le temps de promouvoir un collaborateur pour le remplacer. Le mieux est que son successeur reçoive ses données pour être plus rapidement à jour. 

Nous pouvons personnaliser la politique conditionnelle qui se déclenchera le dernier jour d’Alex pour envoyer automatiquement ses données à son successeur. Et tout cela se fait sans entraver les options de sécurité qui révoquent automatiquement ses accès.

Adoucir la séparation

L’offboarding peut être un moment difficile pour les managers et les administrateurs, car ils doivent s’assurer que le départ du collaborateur ne compromet pas la sécurité de l’entreprise. D’habitude, ce processus exige une longue liste de tâches manuelles dispersées entre l’IT et les RH, et il représente des heures de travail.

Mais comme Rippling connecte les informations des collaborateurs dans toute l’organisation, vous pouvez tout régler d’un seul coup. Pas d’inquiétude : les données sensibles de l’entreprise sont protégées. Vous pouvez partir à l’heure et rentrer chez vous l’esprit tranquille.