Comment Rippling gère ses TI : assurer une gestion des départs fluide

Lorsqu’un employé quitte une entreprise, les équipes des TI doivent souvent se dépêcher de révoquer l’accès, de récupérer les appareils et d’assurer un transfert en bonne et due forme des informations importantes. Si elles se trompent, vous risquez de voir un ancien employé naviguer dans vos systèmes sans être détecté, voire même de subir une violation de sécurité potentiellement dévastatrice. 

Il suffit de demander à Tom McKay, l’ancien journaliste de Gizmodo, qui a réussi à conserver un compte Slack actif dans l’entreprise pendant plusieurs mois après son départ en se faisant passer pour le bot emblématique de la plateforme. Si sa performance était certainement créative, elle illustre les risques bien réels qui peuvent survenir lorsque les processus de gestion des départs sont insuffisants.

Chez Rippling, nous avons passé beaucoup de temps à veiller à ce que nos flux de travail de gestion des départs soient parfaitement sécurisés. En tant qu’entreprise en forte croissance, qui est passée à près de 3 000 employés en seulement quelques années, nous avons eu beaucoup d’expérience pour affiner notre approche. Nous avons constaté que la clé réside dans une étroite unification entre les TI et les RH, une bonne dose d’automatisation et une vigilance constante sur la sécurité. Cela repose sur les produits TI et RH nativement intégrés que nous avons développés sur notre plateforme, basés sur une source unique et unifiée de données employés.

Pour illustrer notre processus de gestion des départs, prenons l’exemple d’un employé fictif du nom d’Alex Miller. Alex est ingénieur logiciel à temps plein basé en Oregon chez Rippling et il a décidé d’accepter une offre au sein d’une autre entreprise. 

Maintenant, nous devons nous assurer qu’Alex ne quitte pas l’entreprise avec du matériel ou des données importants. Voyons comment Rippling nous permet de gérer le départ d’Alex de bout en bout dans un flux de travail simple et intuitif. 

Révocation des accès et retour des appareils

Lorsqu’un employé démissionne, le compte à rebours commence. Plutôt que d’attendre le dernier moment, il est crucial de lancer le processus de gestion des départs dès que la date de départ de l’employé est fixée. 

Rippling nous donne le contrôle pour révoquer l’accès d’un employé au moment optimal. Nous pouvons choisir de révoquer son accès immédiatement ou de planifier la cessation d’emploi à une date et une heure précises dans le futur. Une fois cette date fixée, une séries d’événements en cascade de gestion des départs s’enclenche automatiquement. Cette flexibilité nous permet également d’accommoder les employés qui ont besoin de temps supplémentaire pour terminer leurs tâches en cours avant la coupure de leur accès. 

L’intégralité du processus est facilité par l’annuaire infonuagique sous-jacent de Rippling, qui nous permet de récupérer rapidement les informations nécessaires sur l’employé (nom, dernière journée, appareils attribués, applications utilisées, etc.) directement depuis notre Représentation graphique de l’employé centrale. Ce niveau de visibilité garantit que nous disposons des bonnes données pour agir rapidement. Plus besoin d’appels frénétiques aux RH le vendredi après-midi; juste un processus de gestion des départs bien rodé.

Comme vous le verrez ci-dessous, révoquer l’accès aux applications tierces se fait en un clic. Le directeur d’Alex, ou toute personne responsable de la gestion de son départ, peut sélectionner toutes les applications dont l’accès doit être révoqué. Comme il n’y a aucune raison de lui laisser l’accès à l’une d’entre elles, nous les sélectionnons simplement toutes.

Rippling fournit un rapport sur le nombre d’accès aux applications pour s’assurer que tous les accès d’Alex ont été révoqués avec succès. Ce rapport permet aux administrateurs des TI de consulter une liste complète de toutes les applications auxquelles Alex peut accéder et leur statut actuel (actif ou révoqué). Cette liste nous confirme qu’aucun accès résiduel ne subsiste.

Le retour des appareils est tout aussi simple. Lorsque qu’Alex quitte l’entreprise, vous pouvez facilement révoquer l’attribution de l’appareil de son compte, le verrouiller, ou effectuer un effacement partiel ou complet pour le remettre aux paramètres d’usine. Rippling applique par défaut un effacement complet afin de garantir que toutes les données de l’entreprise sont supprimées en toute sécurité.

Pour les télétravailleurs comme Alex, Rippling simplifie le processus en fournissant l’adresse de livraison de l’employé, déjà enregistrée dans la Représentation graphique de l’employé. Rippling envoie ensuite une étiquette d’expédition prépayée, un carton et une liste simple d’instructions sur la façon de renvoyer l’appareil. Alex n’a plus qu’à emballer l’appareil et le déposer pour l’expédition. 

Pour surveiller les retours d’appareils, nous pouvons utiliser le générateur d’automatisations personnalisées de Rippling afin de créer une alerte TI si l’appareil n’a pas été retourné dans un délai défini, ce qui nous permet de relancer rapidement. Nous pouvons également suivre le statut du retour de l’appareil dans l’onglet Rippling Commandes. 

Une fois reçu, l’entrepôt effacera les données de l’appareil, l’inspectera, évaluera son état et le conservera de manière sécurisée, le tout grâce à l’application Gestion de l’inventaire de Rippling.

Ce processus rationalisé est à mille lieues des étapes manuelles nécessaires avant Rippling, lorsqu’un administrateur des TI devait acheter un carton d’expédition, se rendre chez FedEx pour l’envoyer à l’employé, suivre l’envoi, évaluer l’appareil à sa réception, l’effacer et le verrouiller manuellement, puis mettre à jour son statut dans un tableur. Avec Rippling, l’ensemble du flux de travail de retour est intégré de manière fluide, ce qui permet de suivre facilement le statut du retour de l’appareil du début à la fin.

Actions de gestion des départs et Google Workspace

Grâce à l’application Google Workspace, toutes les données pertinentes d’Alex (Google Calendar, Google Drive, etc.) sont automatiquement transférées à un membre restant de son équipe, comme son directeur ou un employé désigné, afin d’éviter la perte de documents essentiels de l’entreprise.

Par exemple, Alex a dit à son directeur qu’il quittait l’entreprise un moins avant son dernier jour de travail, donnant à son directeur le temps de promouvoir la personne qui le remplace. Idéalement, les données d’Alex sont transmises à la personne qui le remplace afin de faciliter sa prise de poste et d’accélérer sa montée en compétences. 

Nous pouvons personnaliser notre politique conditionnelle, qui se déclenche lors du dernier jour de travail d’Alex et envoie automatiquement ses données à la personne qui le remplace. Surtout, les options de sécurité permettant de révoquer automatiquement ses accès restent pleinement actives.

Une manière simple de dire au revoir

La gestion des départs peut être complexe pour les directeurs et les administrateurs, car ils doivent veiller à assurer la sécurité de l’entreprise lors du départ des employés. Ce processus requiert généralement une longue liste de contrôle de tâches manuelles réparties entre les TI et les RH, ce qui peut accaparer des heures de travail.

Mais la capacité de Rippling à centraliser et connecter les informations des employés à l’échelle de toute l’organisation permet de régler tous les détails en une seule fois, avec l’assurance que les données sensibles de l’entreprise sont sécurisées. Grâce à l’automatisation, vous pouvez quitter le travail à l’heure et vous consacrer à ce qui compte vraiment.